A dokumentum- és tartalommenedzsment rendszerek már rendkívül sokrétűek, széleskörű funkcionalitással rendelkeznek, sokféle feladat megoldására alkalmazhatók. Természetesen a segítségükkel realizálható eredmények mértéke is egyre nagyobb, de úgy is mondhatjuk, hogy meglétük egy-egy szervezetnél egyre inkább elvárás.

Először is érdemes a dokumentummenedzsment (DMS) és tartalommenedzsment (ECM) alkalmazásokat kicsit megkülönböztetni:

• Dokumentumkezelő rendszereknél a hangsúly elsősorban a dokumentumok (illetve a bennük tárolt információk) rendszerezett, biztonságos tárolásán, gyors, számos szempont szerinti visszakereshetőségén van. A folyamatkezelés egyszerűbb, és általában az adott dokumentumokhoz kapcsolódó feladatok automatizálását jelenti.
• Tartalommenedzsment rendszerek esetén a folyamatvezérelt információ- és tartalommegosztás kerül központba. Jellemzői: sokszereplős, összetett folyamatok, nagy tömegű dokumentum és információ feldolgozása, hosszú távú archiválása, lehetőség sokféle, részletes statisztika készítésére.

Előnyök és eredmények
A piacon jó pár minősített elektronikus dokumentum- vagy tartalomkezelő megoldás található, amelyek bevezetése mind a KKV-k, mind a közfeladatokat ellátó intézmények, mind a nagyvállalatok számára számos általános előnnyel jár. A megfelelő rendszer kiválasztásánál azonban nem szabad szem elől téveszteni a legfontosabb szempontot, vagyis, azt, hogy a szervezet valós igényeinek megfelelő alkalmazást válasszon. Íme, néhány minden szervezet számára realizálható előny:

• Bármilyen tartalom, dokumentum rendszerezett, biztonságos tárolása elérése gyorsabbá, egyszerűbbé válik.
• Költségcsökkentés az információk létrehozásának, elérésének, sokszorozásának, szétosztásának tekintetében.
• Csökken a papír alapú tranzakciók aránya.
• Megfelelő jogosultságkezeléssel az iratkezeléshez kapcsolódó biztonsági hézagok megszüntetők.
• Az ügyintézés folyamata áttekinthetővé, követhetővé válik.
• A határidőcsúszások és hibalehetőségek minimalizálása, a munkafolyamatok követhetősége magasabb ügyféllojalitást, illetve hatékonyabb ügyintézést eredményez.
• Nem vesznek el iratok.
• Megszűnnek a többszörösen előállított tartalmak.

Mindemellett, a vállalat, vagy intézmény, ha a szervezet igényeinek leginkább megfelelő, értékálló, rendszert szeretne, amely a használat során felmerülő újabb igényeket is képes kielégíteni, akkor válasszon olyan megoldást, - mint pl. a CNW NetRegister rendszere - ahol nem a szervezet működését kell a szoftverhez szabni, hanem a megoldás szabható a szervezetre. Tehát dokumentum- és tartalommenedzsment rendszer bevezetésénél érdemes figyelembe venni az alábbi funkciók, lehetőségek meglétét is.

• A szoftver fejlesztés nélkül, paraméterezéssel testreszabható.
• A szervezet igényei szerint rugalmasan alakítható kezelői felület és funkcionalitás áll rendelkezésre, a felhasználó saját szóhasználata és működési rendje egyszerűen leképezhető (testreszabható feliratok, menük, űrlapok, nézetek, mezők)
• A rendszerben korlátlan mennyiségű és beállítású adatbázis létrehozható.
• Kompatibilitás más rendszerekkel.
• Csoportmunka funkciók támogatása, pl. integrált azonnali üzenetküldés (instant messaging) és jelenlétérzékelés funkcióval.
• Cégméretnek megfelelő skálázhatóság.
• Rendszerbe integrált funkciók (OCR, vonalkód, szkennelés, postázás-támogatás, stb.) a könnyebb kezelhetőségért.
• Kényelmi funkciók: körfax, kör-e-mail, körlevél kezelése, boríték- és etikettnyomtatás, dokumentumsablonok használata, stb.

A KKV szektor rendkívül árérzékeny, ezért sokszor az olcsó, korlátozott funkcionalitású rendszereket keresik. Szerencsére folyamatosan növekszik az előrelátó vállalkozások száma, akik olyan, összetett funkcionalitású alkalmazást keresnek, mint a NetRegister, amely az iratkezelésen túlmenően, egyéb üzleti problémára is megoldást ad, például:

• pénzügyi jóváhagyás támogatására,
• minőségirányítási dokumentációk nyilvántartására,
• értékesítési és marketing feladatok támogatására,
• rendelésnyilvántartásra,
• hibabejelentések kezelésére (help-desk),
• szerződésnyilvántartásra,
• pályázatkezelésre,
• tanúsítványkészítésre és nyilvántartásra,
• projektkezelésre,
• személyzeti nyilvántartásra,
• határozatok táraként,
• igénylések nyilvántartására, stb.

A közfeladatokat ellátó intézmények több tucat tanúsított iratkezelő rendszer közül válogathatnak. Érdemes megfelelő iratkezelési múlttal rendelkező szállítót választani, aki garanciát vállal a folyamatos jogszabálykövetésre, termékfejlesztésre, jelentősebb referenciákkal rendelkezik.

Előnyös, ha a kiválasztott megoldás nem pusztán iratkezelési rendszer, hanem munkafolyamat-menedzsmenttel automatizálja az ügyintézés lépéseit. Például NetRegisterbe integrált NetFlow munkafolyamat-kezelő segítségével az ügyintézőknek elegendő csak a saját feladataikra koncentrálniuk, hiszen a megfelelő menüpontokat kiválasztva az ügy minden szükséges adatával, vonatkozó iratával együtt végighalad egy programozott folyamaton.

ECM megoldás bevezetésével a nagyvállalatok vagy nagyobb intézmények a dokumentummenedzsment rendszerek minden előnyét élvezhetik, és ezen felül további előnyökre tehetnek szert:

• Számos szigetszerű alkalmazás kiváltható egy ECM rendszerrel, így az üzemeltetési és licencköltségek is optimalizálhatók.
• Gyakorlatilag bármekkora információmennyiség rendezett tárolására és papír alapú dokumentum tömeges feldolgozására, hosszú távú archiválására alkalmas.
• Kiküszöbölhető az a tipikus nagyvállalati probléma, hogy az emberek munkaidejük jelentős részét információk keresésével töltik.
• Sokszemélyes, összetett munkafolyamatok automatizálásával jelentősen csökkennek a manuális munkából adódó hibalehetőségek, felgyorsul a feladatvégzés, a feladatok állapota követhető.
• Csökken a strukturálatlan és többszörözött tartalmak aránya.
• A tartalom-, tudás- és információ-megosztás az egész szervezetben felgyorsul.

Cikksorozatunk előző részében bemutattuk, miként kovácsolható versenyelőny a vállalatnál felhalmozott tartalom és tudás feltérképezésével, megosztásával és hatékonyabb felhasználásával. Az iktatástól a web 2.0-ig - a sorozat bevezető része itt olvasható.